Excel
Nous utilisons souvent Excel dans nos travaux quotidiens pour lister, calculer, suivre, piloter. Que ce soit pour de la finance, du suivi de production, des devis, des factures…
Avec Excel, pas besoin de langage de code, pas de typage spécifique. Simplement quelques colonnes et lignes, quelques formules de calcul. De supers tableaux croisés dynamiques, des graphiques en veux tu en voilà. C’est toute la force d’Excel, sa simplicité. A la portée de tous dans une organisation.
Bien sûr, je parle d’Excel en particulier. Il y a aussi Open Office, Google Spreadsheet, Numbers sur Mac et certainement bien d’autres encore.
Excel est très pratique dès lors que l’on ne traite qu’une seule entité, ou quelques unes seulement.
S’il devient nécessaire de traiter plusieurs entités et leurs relations, il faut utiliser une base de données.
Et là c’est plus compliqué, en tout cas, on rentre dans le domaine du développement.
Airtable
Heureusement, il y a Airtable pour palier à ce problème.
Airtable fait partie de la liste des outils de concept NoCode.
Airtable apporte la simplicité d’Excel et la force d’une base de données.
Simplicité, parce que l’interface reste assez similaire à Excel : une feuille (table) avec des colonnes, des lignes et des champs. Airtable propose des types de champs très simples. Et aussi des possibilités de formules, et de lien entre tables. On peut par exemple facilement importer une feuille excel. Airtable détecte les colonnes et propose des types de champs en fonction : Texte, date, nombre, case à cocher, liste de choix…
Comme dans une basse de données, on fait correspondre une table à une entité, puis on peut relier les entités les unes au autres.
Pour se lancer, Airtable propose des modèles pré-établis : CRM client, Planning produit, suivi de projet et d’autres. Dont on peut s’inspirer et adapter.
Je ne ferai pas ici un cours d’utilisation sur Airtable, la simplicité et la doc en ligne sont suffisants pour cela. Et l’approche incrémentale par essai/erreur fonctionne à merveille grâce au Ctrl-Z !
Simplifier la visualisation des données
Comme évoqué précédemment, chaque entité a sa table de données.
Lorsque l’on a une grande quantité de données dans une table, Excel propose des filtres.
Et bien, Airtable aussi, bien sûr, et on peut les sauvegarder en tant que Vue.
Les vues Airtable simplifient la lisibilité d’une table par filtrage et/ou regroupement de données. Par exemple, je peux avoir une vue de toutes mes factures payées par année et par mois. Et aussi la vue de toutes les factures non encore réglées par mes très chers clients. Tout ça en quelques clicks seulement et sauvegardé.
Lier Airtable aux autres outils de l’entreprise
L’autre force d’Airtable est qu’il dispose d’une API pour connecter la base avec d’autres outils de l’entreprise.
Pour mes propres besoins, j’ai créé ma base de suivi comptable : factures, suivi du temps, suivi du CA, des paiements Urssaf, TVA…
Pour cela j’utilise Integromat (Equivalent à Zapier) : Un automate de type NoCode, qui me permet de relier Airtable à d’autres outils en automatisant des actions.
Par exemple, je récupère mon suivi d’activité depuis mon google agenda. Chaque évènement est mis à jour dans une table et ainsi je peux les relier à une ligne de facture. Elle-même liée à une facture. Le calcul du montant de la facture est fait automatiquement par formules, tout comme les calculs de CA HT, du résultat brut, de l’Urssaf et de la TVA.
Il en va de même pour la liste de mes clients gérée dans le CRM Hubspot et mis à jour côté Airtable dans la table client pour y lier les factures, récuperer le tarif client, son adresse de facturation. Etc, etc, etc…
Au final, j’exporte automatiquement les factures sous google docs, puis impression en pdf avant envoi par mail.
Tout cela est fait sans code de développement, seulement par paramétrage et quelques formules simples de même type que dans Excel : Sommes, moyennes, multiplications d’un taux…
Créer des tableaux de bord avec Airtable
Enfin, Airtable propose des « Interfaces », permettant de produire des rapports dynamiques assez simples pour présenter les données de la base.
Prototyper avec Airtable
Un autre cas d’usage est le prototypage. Pour un client, nous avons d’abord utiliser Airtable pour structurer les données et les flux avant de définir ce que sera le produit final. La souplesse de modification des tables, des champs, des liens est incomparable avec la modification des développements d’une application et de ce fait moins coûteuse.
Tarifs
Question tarif, Airtable propose plusieurs formules, j’ai choisi la gratuite pour l’instant et ça me suffit amplement.
Conclusion
Pour toutes celles et ceux qui ont besoin de plusieurs fichiers Excel pour suivre leurs activités, je vous conseille donc d’aller essayer Airtable (et Integromat) pour vous simplifier la vie.
Et si vous avez besoin d’un coup de main, je suis là pour vous.